Eine zentrale Herausforderung in vielen Unternehmen liegt in der oft immer noch vorherrschenden Tendenz zur Arbeit in Silos. Häufig bearbeiten die verschiedenen Business-Units eine Kampagne mit exklusivem Fokus auf ihre Abteilung, abgekoppelt von späteren Prozessen innerhalb des Lifecycles einer Buchung. So weiß die Finanzbuchhaltung oft nicht sofort, wann und zu welchem Betrag eine Kampagne abgerechnet werden kann, oder das Ad-Operations-Team verpasst etwaige nachträgliche Änderungen an einer Kampagne. Dieser Umstand führt zu mangelnder Transparenz und beeinträchtigt sowohl die Effizienz der Teams als auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Zusätzlich nutzen alle Teams für diverse Prozesse und Tasks unterschiedliche Tools – von CRM-, ERP-Systemen und Adserver bis hin zu BI-Anwendungen und Excel sowie Kommunikations- und Projekt-Management-Tools. Je komplexer der Tech-Stack, desto inkonsistenter oft die Datensätze, da nicht alle Systeme nahtlos miteinander kommunizieren. Die Daten müssen zudem überwiegend manuell erfasst und bearbeitet werden, was zum einen viele Ressourcen kostet und zu Frustration führt, zum anderen eine hohe Fehlerquote mit sich bringt.

Dass Unternehmen auf diese Probleme nicht immer reagieren, liegt in vielen Fällen an den unternehmensrechtlichen oder strukturellen Vorgaben, die beispielsweise durch den Konzern festgelegt werden. Viele Unternehmen sind dadurch an einen bestimmten Adserver oder ein CRM-System gebunden. Außerdem lässt sich beobachten, dass bestehende, über Jahre aufgebaute Systemwelten und Prozesse oft nicht hinterfragt und dadurch, über ihre Haltbarkeit hinaus, beibehalten werden.

Bei der Verbesserung der Zusammenarbeit in digitalen Werbeteams kann in einem ersten Schritt eben dieses Hinterfragen der Systemwelt und der bewährten Prozesse entscheidend sein. Denn nicht alles, was immer wie gewohnt funktioniert, führt auch langfristig zur besten Lösung. So lassen sich beispielsweise gewisse Services (z.B.: Kundenkommunikation und - Betreuung) und Prozesse (z.B.: Teile des Ad Operations wie Screenshots oder Werbemittelbeschaffung) in moderne Systeme auslagern und automatisieren. Besonders geeignet sind Tools, die sich als Middleware einsetzen lassen, wie beispielsweise ein zentrales Order-Management-System (OMS) oder Projektmanagement-Tool. Durch Schnittstellen zur bereits bestehenden Tool-Landschaft lässt sich garantieren, dass wichtige Systeme nicht einfach ersetzt werden müssen, sondern nahtlos in den Prozess eingebunden werden können. Bevorzugt sollte hier auf die Integration von Cloud-basierten Systemen gesetzt werden, was einen ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Daten und Inhalte ermöglicht. Dies fördert die Flexibilität und Mobilität der Teammitglieder, insbesondere im Zeitalter von Remote Work.

Entscheidend für die Umsetzung einer solchen Umstrukturierung ist eine gewisse Investitionsbereitschaft des Managements sowie die Motivation der Mitarbeiter, die bestehenden Prozesse zu challengen und zu optimieren. Die Einbindung externer Experten zur Optimierung und Überprüfung kann an dieser Stelle ergänzend frische Perspektiven und Fachwissen ins Team bringen und kontinuierlich die Verbesserung der Prozesse vorantreiben. Das Ergebnis: Die Zentralisierung von Kommunikation, die Automatisierung von Prozessen sowie die Schaffung von Transparenz innerhalb eines Tools kann dazu führen, dass der Daten- und Wissensaustausch zwischen den verschiedenen Abteilungen und Tools erleichtert wird. Dies ermöglicht wiederum eine effizientere Arbeitsweise und eine optimale Nutzung der Ressourcen.

Eine weitere Strategie kann in der Datenkonsolidierung und -Visualisierung liegen. Hierfür lassen sich zentrale Datenbanken, wie etwa Microsoft Power-BI, nutzen, um einen einheitlichen Datenzugriff sicherzustellen. Der Einsatz von Tools zur Datenveranschaulichung stellt komplexe Datenmengen verständlich und ansprechend dar. Die Festlegung unternehmensweiter Datenformat-Richtlinien schafft hierbei Klarheit und Einheitlichkeit in der Datenverarbeitung.

Die Automatisierung von wiederkehrenden, zeitaufwändigen Aufgaben durch Workflow-Automatisierungstools wie Zapier kann zusätzlich die Effizienz im Team steigern. Investitionen in Schulungen bzw. Workshops sind hier entscheidend, um Teammitglieder effektiv im Umgang mit solchen Tools weiterzubilden. So kann sichergestellt werden, dass das Team die Systeme optimal nutzen kann und einen entsprechenden Mehrwert daraus zieht.

Die Etablierung regelmäßiger Kommunikation und Meetings sorgt abgesehen von der richtigen Tool-Landschaft für die entscheidende Echtzeit-Transparenz. Dies fördert die Vermittlung von Informationen, Ideen und Updates, sowie insbesondere den persönlichen Austausch, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Wichtig ist an dieser Stelle auch die kontinuierliche Ermutigung der Mitarbeiter zur Abgabe von Feedback, welches eine offene Kommunikationskultur und somit überhaupt erst einen nachhaltigen Wandel ermöglicht.

Abschließend lässt sich festhalten, dass in der agilen Arbeitslandschaft des digitalen Marketings das Anstreben einer effizienten und transparenten Zusammenarbeit eine absolute Notwendigkeit ist. Durch die Förderung des Abbaus von Silos und die Integration von Innovationen in Form von Tools und einer offenen Unternehmenskultur der Anpassungsfähigkeit können digitale Vermarkter das Potenzial der Synergie nutzen. Denn in diesem dynamischen Bereich gehört die Zukunft denen, die Veränderungen nicht nur navigieren, sondern diese aktiv durch gemeinsame Anstrengungen gestalten.